Provendor GmbH

Prozessautomatisierung mit Make: Der Weg zur automatisierten Auftragsbearbeitung

Über unseren Kunden Provendor

Die Provendor GmbH ist ein Full-Service-Einkaufsdienstleister mit Fokus auf industrielle Beschaffungsprozesse. Das Unternehmen übernimmt für seine Kunden sämtliche Aufgaben rund um Einkauf und Beschaffung – mit dem Ziel, Aufwand und Kosten nachhaltig zu reduzieren. Dank technischer Expertise und erfahrener Fachkräfte ist Provendor in allen Materialgruppen aktiv und kann gezielt Mehrwerte schaffen.
Ein zentraler Bestandteil des Geschäftsmodells ist das sogenannte One Vendor-Prinzip (Ein-Kreditoren-Modell): Als alleiniger Ansprechpartner übernimmt Provendor die gesamte Beschaffung – effizient, zuverlässig und mit persönlicher Betreuung. Dieser Ansatz ermöglicht schlanke Prozesse, reduzierte Komplexität und hohe Reaktionsgeschwindigkeit im Einkauf.

Eckdaten zum Unternehmen

Branche: Industrielle Beschaffungsdienstleistungen
Zielgruppe: B2B
Standorte: Hauptsitz in Deutschland, Bad Reichenhall, international tätig
Unternehmensgröße: Mittelständisches Unternehmen mit ca. 20 Mitarbeitenden

Anforderung an die Prozesse

Die Provendor GmbH strebte eine effizientere Gestaltung zentraler Geschäftsprozesse an, um manuelle Tätigkeiten zu reduzieren und skalierbare Workflows zu etablieren. Ausgangspunkt war ein kundenseitig unstrukturierter Anfrageprozess, der verbessert werden sollte.

Ausgangslage vor der Automatisierung

Kundenanfragen trafen unstrukturiert per E-Mail in einem zentralen Outlook-Postfach ein.
Die manuelle Übertragung erfolgte ins ERP-System weclapp.
Der interne Status wurde mithilfe farblicher Markierungen und Labels gepflegt.
Artikelinformationen waren häufig unvollständig; viele Produkte fehlten im ERP-System.

Projektziel – Phase 1

Ziel der ersten Projektphase war die Identifikation und Priorisierung von Digitalisierungs- und Automatisierungspotenzialen in den bestehenden Prozessen sowie die technische Umsetzung mit geeigneten Tools. Im Fokus standen:

Reduktion manueller Arbeitsschritte
Aufbau skalierbarer, digitaler Prozessstrukturen
Reibungslose Integration bestehender Systeme

Umgesetzte Maßnahmen

Einführung der Automatisierungsplattform

Auswahl und Einführung von Make als zentrale Plattform zur Prozessautomatisierung
Entwicklung eines modularen Automatisierungsszenarios

Technische Integration

Anbindung von weclapp via individueller Schnittstelle
Einbindung des Outlook-Postfachs über Mail Hook zur E-Mail-Weiterleitung
Integration von Anthropic Claude zur möglichen KI-gestützten Verarbeitung von Inhalten

Digitalisierte Workflows

Automatisierte Auftragserstellung:
- Extraktion relevanter Informationen aus E-Mails (Absender, Artikelbezeichnungen, Stückzahlen, Artikelbeschreibungen oder Links)
- Automatische Anlage der Aufträge in weclapp
- Fehlerhafte E-Mails werden in einen „Prüfen“-Ordner verschoben, verarbeitete in „Done"
Digitalisierte Produktrecherche:
- Automatisierte Erfassung und Zuordnung unvollständiger oder neuer Produktinformationen
- Erweiterung auf verschiedene Produkttypen und Lieferanten
Orchestrierung der automatisierten Prozesse:
- Erweiterung bestehender Szenarien für verschiedene E-Mail-Typen und Absender

Einsatz in der Praxis

Nach erfolgreicher Validierung in der Testphase wurde das System live geschaltet. E-Mails im zentralen Postfach lösen nun automatisch die Auftrags-, bzw. Angebotserstellung im ERP-System aus – vollständig digital und ohne Medienbrüche.

Eingesetzte Technologien

Make – Automatisierungsplattform zur Verknüpfung von Systemen und Prozessen
Anthropic Claude – KI-Unterstützung für fortgeschrittene Inhaltsverarbeitung
Individuelle Entwicklung – Schnittstelle zur Anbindung von weclapp

Ergebnis: Effizientere Abläufe im Tagesgeschäft

Durch die Umsetzung der Automatisierungslösung profitiert die Provendor GmbH von mehreren entscheidenden Vorteilen:

Deutliche Zeitersparnis durch Wegfall manueller Datenerfassung
Höherer Automatisierungsgrad sorgt für effizientere Abläufe und weniger Fehler
Zukunftssichere Systemarchitektur zur einfachen Anbindung weiterer Tools und Prozesse
Einführung von KI-Technologie als Basis für intelligente, skalierbare Prozessoptimierung

Zur Website von Provendor

Kundenstimme

„Die Zusammenarbeit mit atlantis dx bei der Umsetzung unserer Automatisierungslösung war durchweg zuverlässig und effizient. Wir fühlten uns jederzeit kompetent beraten und profitieren nun von optimierten Workflows – was unserem Team die tägliche Arbeit spürbar erleichtert.“

Stefan Knorsch

Geschäftsführer, Provendor GmbH

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